Pendant que vous pratiquez l’habitude de noter vos tensions pour les réunions de gouvernance, voici 3 conseils visant à améliorer le processus de réunion.
1. Soyez précis sur le problème.
En tant que Proposeur, partagez votre expérience directe. Quel est le problème ? Qui ? Quoi ? Où ? Quand ? Décrivez le problème – pas seulement la solution proposée. Il ne suffit pas de dire simplement : « Je propose un nouveau rôle comptable ». Expliquez pourquoi vous avez besoin de ce rôle (p. ex. « J’avais besoin du numéro de compte pour notre client à Chicago et personne ne savait où le trouver »). Soyez précis. Être précis et concret est mieux que de présenter les choses de façon vague et générale (par exemple, « Il faut faire quelque chose avec notre processus de comptabilité ! »).
Pour tous les autres : Si vous n’êtes pas le Proposeur, n’oubliez pas de demander : « quelle est la tension ? » lors des Questions de Clarification (si cela ne vous semble pas assez clair). Mieux cerner la tension du Proposeur vous permettra de donner une réaction plus adaptée et d’intégrer si vous levez une objection.
2. Optimiser le Tour de Réaction.
En tant que Proposeur, une fois arrivé à la phase “Clarifier et Modifier”, le tour de réactions sera terminé et vous vous retrouverez seul. Par conséquent, pendant le tour de réactions, prenez des notes sur toutes les idées qui vous paraissent pertinentes pour résoudre votre tension. Cependant, en tant que Proposeur, vous n’êtes pas tenu d’intégrer tout ce qui a été partagé dans les réactions des autres (y compris celles du Facilitateur ou du Coach Holacracy). Il est plus productif de laisser les autres lever des objections ou ajouter leurs propres points à l’ordre du jour si nécessaire.
Pour tous les autres : Si vous réagissez à la proposition de quelqu’un d’autre, faites preuve d’honnêteté en partageant votre réaction. Si un point vous déplait, ne restez pas bloqué dessus, proposez une solution de rechange. Dire : « Je n’aime pas l’idée d’ajouter deux autres redevabilités à ce rôle », n’a pas le même impact que de dire : « Je ne suis pas tout à fait pour, mais peut-être qu’en modifiant légèrement la première redevabilité, ça couvrirait les deux besoins ».
3. Utilisez les objections !
En tant que Proposeur, n’essayez pas d’éviter les objections en vous perdant dans des discussions inutiles ou de modifier la proposition en réponse aux réactions des autres. Les objections permettent de satisfaire les besoins des autres sans vous empêcher de trouver une solution à votre problème. Vous n’avez pas besoin de vous préoccuper des autres, non pas parce que leur avis ne compte pas, mais parce qu’il est beaucoup plus productif et judicieux de les laisser s’exprimer. Au lieu de craindre les objections – encouragez-les ! Ainsi, à l’étape « Clarifier et Modifier », vous pourriez dire : « Merci pour vos réactions. Je maintiens ma proposition telle qu’elle mais si celle-ci vous semble causer du tort, n’hésitez pas à lever une objection ». En faisant confiance que les autres vont lever les objections, ça vous permet de rester centré sur vos besoins, sans pour autant exclure qui que ce soit.
Pour tous les autres : Privilégiez toujours de lever des objections. Le fait de lever une objection n’a pas pour effet d’invalider le problème amené par le Proposeur. Cela ne veut pas dire que l’on aime pas la proposition. Cela veut simplement dire que la solution proposée n’est pas réalisable parce qu’elle crée une nouvelle tension (il n’est pas logique de résoudre une tension tout en en créant une autre). Ne partez pas du principe que les autres lèveront des objections à votre place. Faites valoir votre propre point de vue. Chaque voyant sur le tableau de bord d’une voiture raconte une histoire différente. Le voyant « Faible niveau de carburant » ne s’accompagne pas forcément du témoin lumineux « Vérifiez le moteur ». Vous êtes un capteur essentiel pour votre organisation. Si vous pensez avoir une objection, formulez-la !